Rekisteri- ja tietosuojaseloste (ANALOG) 

Tämä on Espoon Nuorkauppakamari Ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 30.11.2021. Viimeisin muutos 30.11.2021. 

  

1. Rekisterinpitäjä 

Espoon Nuorkauppakamari Ry,  

jciespoo@gmail.com 

www.jcespoo.fi 

  

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö 

Suvi Lehtonen, Suvi.lehtonen@jci.fi 

Viestintävastaava, A-alueen vuosikokous 2022  

 

3. Rekisterin nimi 

Henkilötietorekisteri, Analog – A-alueen aluevuosikokous 2022.  

  

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on 
- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) 
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena (Kokouspaketin tai lipun osto) 
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtuman osallistujalistan ylläpito ja tapahtumaviestinnän mahdollistaminen.  

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.  

  

5. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), allergiat ja erikoisruokavaliot, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, mahdolliset laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kun se on tapahtuman ja sen viestinnän kannalta oikeutettua, kuitenkin pisimmillään vuoden tapahtuman päättymisen jälkeen.  Henkilön itse toimittamat henkilötiedot anonymisoidaan tämän jälkeen, eli henkilön nimi ja yhteystiedot poistetaan rekisteristä. Anonymisoituja tietoja säilytetään raportointia, ja seuraavien tapahtumien suunnittelua varten tarvittaessa.  

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. 

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä. 

  

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja voidaan julkaista tai luovuttaa siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille kuin tahoille, jotka on mainittu.  

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta. 

  

8. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. 

  

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 

  

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).